บริการข่าวสารทันสมัย Current Awareness Service-CAS

บริการข่าวสารทันสมัย
         บริการข่าวสารทันสมัย  เป็นบริการที่ช่วยผู้ใช้ให้ได้รับข่าวสารที่ทันสมัย  และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเรื่องที่สนใจ  ห้องสมุดจะให้บริการข่าวสารทันสมัยใน 2รูปแบบ คือ
1. ให้สารสนเทศที่เป็นข้อมูลความรู้
2. แจ้งข่าวสาร  มีทั้งที่เป็นเฉพาะบุคคล และกลุ่ม  คือการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าทางสถาบันสารสนเทศได้อะไรใหม่ๆเข้ามาบ้าง  หรือจะเป็นการแจ้งว่าจะมีการประชุมอะไรเกิดขึ้นบ้าง

CAS อาจเรียกอีกอย่างว่า

- Selective dissemination of information services (SDI)

- Alerting services

- Alerts

- Current alerting services

            - Individual article supply  
ปรัชญาของการบริการ 

“The right book/documents to the right person at the right time”

เอกสารที่ต้องการ สำหรับบุคคลที่ใช่ ในเวลาที่ทันต่อความต้องการใช้

วัตถุประสงค์

         ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ให้ได้สารสนเทศที่ทันสมัย ให้ทันต่อความต้องการใช้ และเปิดให้ผู้ใช้เข้าถึงประหยัดเวลาของผู้ใช้

เช่น เอกสารการวิจัย, เว็บไซต์, กลุ่มสนทนา, สิ่งพิมพ์/ฐานข้อมูล/อินเทอร์เน็ต, ข่าว/เหตุการณ์, พัฒนาการด้านการตลาดที่เกี่ยวข้อง, แจ้งข่าว/เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น

รูปแบบการบริการ CAS

• เดิม  การเวียนเอกสาร หรือจัดส่งโดยตรง โดยการ

             - หนังสือให้ทำการสำเนาหน้าปก, สารบัญ  หรือหน้าปกแรกของบทความหรือสารสังเขป

             - ตัดข่าวหนังสือพิมพ์ส่ง  หรือสรุปข่าว

             - นำเสนอจดหมายข่าว Newsletter มีกำหนดการออกเป็นอาทิตย์  หรือแจ้งหนังสือออกใหม่

งานCAS เริ่มมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้บริการ  ปัจจุบันสถาบันสารสนเทศให้บริการ RSS แจ้งข่าวสารปัจจุบันทันเหตุการณ์ต่อผู้ใช้

• ผู้ค้าฐานข้อมูลเริ่มจัดทำบริการเสริมการใช้ฐานข้อมูล เช่น

                - Ingenta  ให้บริการส่งบทความใหม่ทุกอาทิตย์ในหัวข้อที่ผู้ใช้สนใจ  แจ้งทาง e-mail  

                - Google จัดบริการ Alert  แจ้งบทความใหม่ในเรื่อง/หัวข้อที่ผู้ใช้กำหนด แจ้งทาง e-mail  

การเวียนเอกสารแบบเดิม  

ในปัจจุบันก็ยังมีการใช้อยู่  โดยสามารถจัดทำได้ใน 3 วิธี

1. ส่งโดยตรงจากผู้ใช้ต่อๆกันไป  และส่งกลับมายังสถาบันบริการเมื่อผู้ใช้คนสุดท้ายใช้เสร็จ

2. แบ่งผู้ใช้ออกเป็นกลุ่มเล็กๆ  โดยจัดกลุ่มผู้ใช้ตามที่อยู่ เมื่อเวียนใช้ภายในกลุ่มแล้วให้ส่งกลับมาที่สถาบันบริการสารสนเทศก่อนทุกครั้ง จากนั้นจึงจัดส่งไปยังกลุ่มอื่นต่อไป 

3. จัดส่งเอกสารไปยังผู้ใช้แต่ละคน  โดยให้ผู้ใช้ส่งกลับมาที่สถาบันบริการสารสนเทศทุกครั้งก่อนจะส่งให้ผู้ใช้คนต่อไป

• การกำหนดให้ผู้ใช้ส่งเอกสารกลับมายังสถาบันบริการสารสนเทศบ่อยๆ จะสามารถควบคุมการจัดส่งระหว่างผู้ใช้ได้
• การกำหนดให้ส่งกลับบ่อยๆ จะเป็นการเพิ่มภาระให้แก่ผู้ใช้  และเพิ่มความเสี่ยงต่อการชำรุดเสียหายต่อเอกสาร
• การตัดสินใจเลือกใช้วิธีการเวียนเอกสารวิธีใดต้องพิจารณาถึงสภาพการใช้และความรับผิดชอบของสมาชิกประกอบด้วย  

ข้อควรปฏิบัติในการเวียนเอกสาร

1. ไม่จัดบริการแก่สมาชิกใหม่  จนกว่าจะแน่ใจว่าเขาต้องการเอกสารนั้นจริงๆ
2. ไปเยี่ยมผู้ใช้เป็นครั้งคราว  เพื่อกระตุ้นให้ผู้ใช้ส่งเอกสารที่นำไปหมุนเวียนเร็วขึ้น
3. จัดลำดับให้ผู้ใช้ได้รับเอกสารก่อนหลังสลับกันบ้าง  เพื่อความเสมอภาค  

แบบฟอร์มการเวียน

         ต้องมีการจัดทำแบบฟอร์มการเวียน  ซึ่งลักษณะอาจแตกต่างกันไปในแต่ละสถาบัน

ข้อดีของการเวียนวารสาร คือ 

• เป็นการกระจายวารสารไปสู่ผู้ใช้ที่แน่นอน  โดยเฉพาะผู้ใช้ที่อยู่ห่างไกล  หรือไม่สามารตถมาใช้บริการที่ห้องสมุดได้ด้วยตนเองเป็นประจำ
• ให้โอกาสผู้ใช้ได้เห็นเนื้อหาของเอกสารแต่ละรายการ  ทั้งข่าวสาร / โฆษณาในเอกสาร  บางรายการอาจมีความสำคัญมากกว่าเนื้อหา  เช่น โฆษณาแนะนำอุปกรณ์ใหม่ๆ

ข้อด้อยขงการเวียนเอกสาร  คือ 

• ผู้ใช้ที่ได้เอกสารคนสุดท้ายอาจได้รับสารสนเทศที่ล้าสมัย
• เสี่ยงต่อการชำรุด  สูญหายของเอกสาร
• เพิ่มภาระงาน

การจัดแสดงทรัพยากรสารสนเทศใหม่

เป็นการนำทรัพยากรสารสนเทศใหม่ที่ได้รับเข้ามา  มาจัดแสดงในระยะเวลาที่เหมาะสม  ไม่น้อยกว่า 1อาทิตย์  และควรคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้

1. สถานที่จัดแสดง  ควรเป็นบริเวณที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ผ่านเป็นประจำ
2. ประเภทของทรัพยากรสารสนเทศที่นำมาจัดแสดง    ควรเลือกประเภทของทรัพยากรที่จะนำมาจัดแสดงให้หลากหลาย  ไม่ควรเลือกเฉพาะสาขาวิชาใดวิชาหนึ่ง  
3. วิธีการจัดแสดง  ควรแยกประเภทของทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นหมวดหมู่
4. ระยะเวลาในการจัดแสดง  ส่วนใหญ่จะจัดแสดงอยู่ประมาณ 2 อาทิตย์  บางแห่งจะใช้วิธีทยอยเอาออกมาแสดงหรือจะเอาออกมาแสดงในครั้งเดียวก็ได้
5. การอนุญาตให้ใช้ในขณะจัดการแสดง  อาจจะมีการให้สามารถหยิบไปใช้ได้  หรือมีการให้ยืมออกไปใช้ได้  แต่ก็จะมีข้อเสียคือผู้อื่นที่มาทีหลังจะไม่ได้เห็น
6. การดำเนินการทางเทคนิค  ทรัพยากรสารสนเทศส่วนใหญ่ที่นำมาจัดแสดงจะดำเนินการทางเทคนิคเรียบร้อยแล้ว

• หนังสือที่มีข้อมูลรายการในเล่ม จะดำเนินการทางเทคนิคก่อนนำออกแสดง  เพราะสามารถทำได้เร็ว
• รายการที่ต้องวิเคราะห์หมวดหมู่เองจะจัดแสดงก่อนแล้วจึงไปดำเนินการทางเทคนิค
• จะดำเนินการทางเทคนิคให้ก่อนถ้ามีผู้ใช้แสดงความจำนงต้องการใช้ 

การจัดส่งบริการ CAS
CAS จะมีประโยชน์เมื่อ  สามารถตอบสนองวัตถุประสงค์  2 ข้อ คือ

1. ให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์
2. ตรงตามความต้องการต่อผู้รับ 

 การจัดส่ง หรือเผยแพร่บริการสามารถทำได้ ดังนี้

1.สิ่งพิมพ์ (Print)

2.โทรคมนาคม (Telecomms) คอมพิวเตอร์ (Computer) อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์  มือถือ

1. สิ่งพิมพ์  (Print)
         Current Awareness Bulletin  ในรูปสิ่งพิมพ์ยังคงเป็นวิธีการที่ดีและนิยมแพร่หลาย  สามารถใช้ได้กับองค์กรทุกขนาด ตั้งแต่ไม่ถึง 20 คน ไปจนถึงทั้งมหาวิทยาลัย การจัดบริการจะ ขึ้นอยู่กับความถี่ในการขอใช้บริการ
ข้อดีของการพิมพ์ คือ ใช้สีได้  ผู้ใช้สามารถจดบันทึกลงบนกระดาษได้  สามารถนำกลับมาดูได้
ข้อด้อย  ได้แก่  สูญหายง่าย  อาจเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ  รักษาความลับได้ยาก  เนื่องจากทุกคนสามารถเปิดอ่านได้
2. โทรคมนาคม (Terecomms)
โทรศัพท์  คอมพิวเตอร์  มือถือ
Voice-mail
ข้อดี  ผู้ใช้คุ้นเคยกับการสื่อสารด้วยคำพูด  บางครั้งผู้รับชอบฟังมากกว่าพูด
ข้อด้อย  ในทางตรงกันข้ามบางคนอาจรู้สึกรำคาญ  หรือรู็สึกที่ไม่ดีที่ต้องฟังข้อมูลทั้งหมด  หากขณะฟังมีคนพูดแทรกอาจพลาดข้อมูลที่สำคัญ
Mail
ข้อดี  จัดส่งได้รวดเร็ว ถูก ประหยัดที่  ไม่ฉีกขาด  รักษาความลับได้
ข้อด้อย  แฟ้มข้อมูลอาจเกืดความเสียหายได้  เนื่องจากความผิดพลาดทางเทคนิค  บางครั้งอาจเผลอลบข้อมูล  ลืมpassword ไม่สามารถเข้าใช้ได้  ผู้ใช้ไม่ได้เข้าไปตรวจดูก็อาจพลาดข่าวสารได้