การประชาสัมพัธ์งานของห้องสมุด

การประชาสัมพันธ์งานของห้องสมุด

การประชาสัมพันธ์/การตลาด

         การประชาสัมพันธ์และการตลาดมีหน้าที่สัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด  หลักการของการประชาสัมพันธ์  คือ เลือกใช้วิธีการตลอดจนเครื่องมือในการประชาสัมพันธ์ให้เหมาะสม  และมีประสิทธิภาพ  ประสิทธิผล  ส่วนหน้าที่ของการตลาด คือ การใช้หลักการทางบริหารธุรกิจบางส่วนมาประยุกต์ใช้  เพื่อให้ผู้บริโภคเกิดความพอใจ  ประทับใจในการบริการที่จัดให้  ซึ่งจำเป็นจะต้องรู้จักและเข้าใจกลักการประชาสัมพันธ์เป็นอย่างดี  เพื่อจะได้นำมาใช้กับการตลาดในงานบริการห้องสมุดได้  มีการทำเพื่อกระตุ้นให้คนมาใช้ห้องสมุด  และมีคนรู้จักห้องสมุดมากขึ้น

ความหมายของการประชาสัมพันธ์

         เรย์มอน  ไซมอน (Raymon  Simon)ให้ความหมายของการประชาสัมพันธ์ไว้ว่า

การประชาสัมพันธ์ คือ การส่งเสริมให้เกิดความกลมเกลียวราบรื่น  ทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้อย่างสะดวก  และ ความนิยมระหว่างบุคคลกับหน่วยงาน  หรือสถาบันและบุคคลอื่นๆ  รวมทั้งกลุ่มประชาชนบางกลุ่ม  หรือชุมชนกลุ่มใหญ่  โดยการสื่อความหมายผ่านสิ่งที่สามารถตีความหมายได้  และมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอย่างฉันไมตรี  รวมทั้งประเมินปฏิกิริยาท่าทีของประชาชน

         คัทลิป และ เซนเตอร์ (Cutlip and Center)ให้คำจำกัดความว่า

การประชาสัมพันธ์  คือ  การติดต่อสื่อความหมายทางด้านความคิดเห็นจากหน่วยงานไปสู่กลุ่มประชาชนที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งจะเน้นหน่วยงานกับกลุ่มคน

         อาจารย์สะอาด  ตัณศุภผล  ให้คำจำกัดความว่า

การประชาสัมพันธ์ คือ วิธีการของสถาบันที่มีแผนการตลาดและการกระทำที่ต่อเนื่องกัน  เพื่อให้เกิดความสัมพันธ์อันดีกับกลุ่มประชาชนที่เกี่ยวข้อง  มีความรู้ความเข้าใจ  และให้ความสนับสนุนร่วมมือกันและกัน  อันจะเป็นประโยชน์ให้สถาบันนั้นๆดำเนินงานไปได้ผลดีสมความมุ่งหมาย  โดยมีประชามติเป็นแนวทางบรรทัดฐานสำคัญด้วย

         ดร.เสรี  วงษ์มณฑา  ได้กล่าวเอาไว้ว่า

การประชาสัมพันธ์ คือ การนำสื่อต่างๆมาใช้โดยต้องมีการวางแผน  เมื่อคนรับรู้ก็จะเกิดทัศนคติที่ดี  และสามารถดำเนินการต่อไปได้  เพราะได้รับการสนับสนุนจากผู้รับสาร  ที่สำคัญการประชาสัมพันธ์นั้นต้องมีกลุ่มเป้าหมาย

วัตถุประสงค์ของการประชาสัมพันธ์

1. เพื่อสร้างภาพพจน์  รือ ภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์การ  ซึ่งจะมีผลติดตามมาหลายอย่าง  เช่น มีผู้ใช้ห้องสมุดเพิ่มมากขึ้น

2. เพื่อแก้ไขความเข้าใจผิด  ที่ประชาชนมีต่อองค์การสถาบัน  เพราะอาจทำให้เกิดผลเสียหายได้  เช่น ลดปริมาณผู้ใช้ห้องสมุดลง  เกิดทัศนคติไม่ดีต่อองค์การ

3. เพื่อกระตุ้นความสนใจ

4. เพื่อสร้างความนิยมแก่ชุมชนในละแวกใกล้เคียง

5. เพื่อสร้างความนิยมในกลุ่มผู้ปฏิบัติงานในองค์การ  เช่น ในคณะต่างๆของมหาวิทยาลัย

6. เพื่อชี้แจงและให้บริการแก่ผู้ใช้ห้องสมุด

7. เพื่อเพิ่มพูนความเป็นมิตรไมตรีจากผู้ที่เกี่ยวข้องกับองค์การ

กระบวนการประชาสัมพันธ์

มีกระบวนการดำเนินงานอยู่ 4 ขั้นตอน  ดังต่อไปนี้

1.การวิจัย – การรับฟัง (Research-Listening)

         จัดทำขึ้นเพื่อ  ต้องการทราบว่าเกิดอะไรขึ้นในขณะนั้น  ศึกษาลักษณะพฤติกรรมผู้ใช้ห้องสมุดของเรา  เช่น  ใช้แบบสอบถาม  การสนทนาพูดคุย

2. การวางแผน – การตัดสินใจ (Planning-Decision  Making)

         เป็นการกำหนดว่า เริ่มต้นจะทำอย่างไร  ใช้สื่ออะไร  เริ่มต้นตรงไหน  ใครคือกลุ่มเป้าหมาย

3. การสื่อสาร (Communication)

เป็นการเลือกใช้สื่อชนิดต่างๆที่จะสื่อสารออกไป  ต้องให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายด้วย

4.การประเมินผล (Evaluation)

เป็นการวัดผลว่าที่ได้ทำไปแล้วได้ผลตอบรับเป็นอย่างไร  ดี หรือ ไม่ดี

การสื่อสารประชาสัมพันธ์

องค์ประกอบของการสื่อสาร  ประกอบด้วย

1.ผู้ส่งสาร (Source หรือ Sender)

เป็นผู้ริเริ่มบอกให้ผู้อื่นรู้อะไร  โดยการพูด เขียน หรือโฆษณาก็ได้ 

       - ต้องมีทักษะการพูดที่ดี  พูดให้ชัดเจน  มีไหวพริบ  ตอบคำถามได้  มีความรู้ในเรื่องนั้นๆ  และระบบสังคมที่สามารถจะ สื่อสารออกไป  เช่น หน่วยงานภาครัฐสื่อออกมาคนจะเชื่อมากกว่า

      -  ต้องมีทัศนคติที่ดีต่อเรื่องที่จะประชาสัมพันธ์

      - เข้าใจวัฒนธรรมของผู้รับสาร

2.สาร (Message) 

สาระ หรือ สิ่งที่จะประกาศออกไป  เนื้อหา  มาจากแหล่งต่างๆที่ให้สารสนเทศ

3.ช่องสาร หรือ สื่อ (Chanel หรือ Media)

มีหลายช่องทาง  เช่น การพูด  การประกาศ  การโฆษณาทางวิทยุ   โทรทัศน์

4.ผู้รับสาร (Receiver)

       กลุ่มเป้าหมายที่เราจะส่งสารออกไป

กลุ่มเป้าหมายของการสื่อสาร

1.             1. การสื่อสารในองค์การ
             - การสื่อสารจากผู้บังคับบัญชา/ผู้บริหาร

-                 -   การสื่อสารจากผู้ใต้บังคับบัญชา

-                    - การสื่อสารจากผู้ร่วมงานระดับเดียวกัน

-                   -  การสื่อสารต่างระดับสายงาน

2.           2. การสื่อสารภายนอกองค์การ

การสื่อสารภายนอกนี้กระทำได้ 2 วิธี คือ การสื่อสารที่สถาบันควบคุมได้ กับ การสื่อสารผ่านสื่อมวลชน

หลักในการสื่อสาร

หลักกว้างๆในการสื่อสารให้มีประสิทธิผล ได้แก่

1.                     1. ความถูกต้องน่าเชื่อถือ  หมายถึงความถูกต้องน่าเชื่อถือของสาร  และของบุคคลผู้ส่งสาร  หรือแหล่งสาร

         ในแง่ของตัวผู้ส่งสาร  และแหล่งสารนั้น  ความน่าเชื่อถือเป็นคุณสมบัติสำคัญมาก  ซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะหลายประการ ได้แก่

1.                                               1.ความรู้  ประสบการณ์ของแหล่งสาร

2.                                              2. บุคลิกภาพของผู้ส่งสาร

3.                                              3. การมีคุณสมบัติที่สอดคล้องสัมพันธ์กับเนื้อหาของงาน

4.                                             4.  วิธีการสื่อสาร

2.                   2.  ความเหมาะสมกับเนื้อหาสาระ

3.                    3. ความแจ่มแจ้ง

4.                   4. ความเหมาะสมกับกาลเทศะ

5.                  5.  ความต่อเนื่องสม่ำเสมอ

6.                   6. ความเหมาะสมในการใช้สื่อ

7.                  7.  ความสามารถของผู้รับสาร

การสื่อสารประชาสัมพันธ์

ลักษณะเฉพาะของการสื่อสารประชาสัมพันธ์

1.             1. การประชาสัมพันธ์เป็นการสื่อสาร 2 ทาง ระหว่างผู้ส่งกับผู้รับ

2.             2. การประชาสัมพันธ์ทำได้ทั้งแบบที่เป็นทางการ  และไม่เป็นทางการ

3.            3.  การประชาสัมพันธ์เป็นการสื่อสารที่มีจุดมุ่งหมายเฉพาะ คือ

-                         - เป็นการสื่อสารเพื่อแจ้งให้ทราบ

-                         - เป็นการสื่อสารเพื่อให้ความรู้

-                        -  เป็นการสื่อสารเพื่อให้ความบันเทิง

-                         - เป็นการสื่อสารเพื่อจูงใจ

4.             4. การประชาสัมพันธ์เป็นการสื่อสารที่สามารถควบคุมสื่อได้เอง  และอาศัยสื่อมวลชนทุกหน่วยงานประชาสัมพันธ์มาทำการสื่อสาร

5.             5. มีการจัดกลุ่มเป้าหมาย 

การวางแผนการประชาสัมพันธ์

         การวางแผนการประชาสัมพันธ์  หมายถึง การกำหนดวิธีการปฏิบัติเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานประชาสัมพันธ์และเพื่อให้การดำเนินงานมีความสอดคล้องต่อเนื่อง  เพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้  ต้องระบุกิจกรรมต่างพร้อมกำหนดเวลา  และรายละเอียดที่เหมาะสม

ความสำคัญของการประชาสัมพันธ์

         การประชาสัมพันธ์  ช่วยให้เกิดผลประโยชน์ร่วมกันระหว่างสถาบัน  และกลุ่มประชาชน  ฉะนั้น  การประชาสัมพันธ์จึงมีความสำคัญในเรื่องต่างๆดังต่อไปนี้

1.             1. ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างสถาบัน

2.             2. เป็นกลไกในการสร้างภาพลักษณ์ที่ดี

3.             3. ช่วยผลักดันให้การดำเนินงานของสถาบัน  เป็นไปได้ด้วยดี

4.            4.  เป็นกลไกในการชักจูงโน้มน้าวใจ  ให้เกิดการยอมรับ  สนับสนุน  และเกิดการปฏิบัติตาม

5.             5. เป็นเครื่องมือสื่อสารทางการตลาดในองค์การ  ให้คนรู้จักและมาใช้บริการห้องสมุดของเรา

6.             6. เป็นเครื่องมือในการแก้ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นกับสถาบันองค์การ

ภาพลักษณ์ขององค์การ

         ทุกองค์การ  ทุกหน่วยงานต้องให้หน่วยงานของตนมีภาพลักษณ์ที่ดี  แต่การจะเกิดภาพลักษษณ์ที่ดีได้นั้นต้องอาศัยเวลา  และการสั่งสมแนวปฏิบัติที่ดี  และต้องการคุณลักษณะที่ดีของบุคลากรเป็นเครื่องผลักดัน  เมื่อเกิดขึ้นแล้วหน่วยงานนั้นก็ควรพยายามรักษาภาพลักษณ์นั้นไว้  ซึ่งฝ่ายประชาสัมพันธ์องค์การจะมีหน้าที่เผยแพร่สู่สาธารณชน

ความหมายของภาพลักษณ์

นักวิชาการหลายท่านได้ให้ความหมายไว้ดังนี้

         ดร.คลอด  โรบินสัน และ ดร.วอลเตอร์  แบรโล  ได้ให้ความหมายว่า  ภาพลักษณ์ หมายถึง  ภาพที่เกิดขึ้นในจิตใจซึ่งบุคคลมีความรู้สึกนึกคิดต่อองค์การ  สถาบัน  ภาพในใจดังกล่าวของบุคคลนั้นๆอาจได้มาจากประสบการณ์ตรง  และประสบการณ์อ้อมของตนเอง  เช่น  ได้ประสบมาด้วยตนเองหรือได้ยินได้ฟังมาจากคำบอกเล่าของผู้อื่น

         มานิต  รัตนสุวรรณ  ได้กล่าวไว้ว่า  ภาพลัก
ษณ์เป็นความประทับใจในสิ่งที่เรารู้สึกต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง  หรือคนใดคนหนึ่ง  หรือองคการใดองค์การหนึ่ง  จะเรียกว่าชื่อเสียงก็ได้

         ประจวบ  อินอ๊อด  ให้ความหมายของภาพลักษณ์ไว้ดังนี้

1.                    1.  พลังแฝงที่จะนำไปสู่พฤติกรรม

2.                    2.  เจตคติของบุคคล  กลุมบุคคลที่มีต่อสถาบัน  หรือเป้าหมาย  ซึ่งอาจจะเป็นกรณี หรือบุคคล  หรือสถาบันก็ได้

3.                     3. ความคาดหมายของบุคคลต่อบุคคล  กรณี หรือ บุคคล  หรือสถาบันที่มีต่อกรณีหนึ่งซึ่งจะต้องสอดคล้องกับความเชื่อ  ความรู้สึกของคนที่มีอยู่

4.                     4. สิ่งที่สะท้อนความรู้สึกนึกคิดของตนที่มีต่อกรณี  บุคคล  หรือสถาบัน

5.                     5. คุณค่าเพิ่ม  หรือความนิยมที่มีต่อสถาบัน  บุคคลหรือกรณีใดๆ

การเกิดภาพลักษณ์

ภาพลักษณ์เกิดขึ้นได้ 2 ลักษณะ คือ

1.               1.  ภาพลักษณ์ที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและสภาพแวดล้อม  โดยที่สถาบัน  องคืการไม่ได้ดำเนินการใดๆ

2.                2. ภาพลักษณ์ที่เกิดจากกระบวนการการสร้างภาพลักษณ์ตามที่สถาบัน  องค์การต้องการจะให้เป็น

การวางแผนการประชาสัมพันธ์

         การวางแผนการประชาสัมพันธ์  หมายถึง  การกำหนดวิธีการปฏิบัติ  เพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานประชาสัมพันธ์และเพื่อให้การดำเนินงานนั้นๆมีความสอดคล้องต่อเนื่อง  เพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้โดยแผนการประชาสัมพันธ์อย่างน้อยจะต้องระบุกิจกรรมต่างๆพร้อมกำหนดเวลา  และรายละเอียดที่เหมาะสม

ความสำคัญของการวางแผนการประชาสัมพันธ์

1.                1. การวางแผนกำหนดแนวทางปฏิบัติ  ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ  ผ็ปฏิบัติมีขวัญ  กำลังใจในการทำงานมากขึ้น

2.                2. การวางแผนช่วยให้เกิดการประสานงานภายใน  ช่วยเพิ่มความเข้าใจที่ถูกต้อง  มีการประสานงานระหว่างฝ่ายประชาสัมพันธ์กับฝ่ายอื่นๆที่เกี่ยวข้องเป็นอย่างดี

3.               3.  การวางแผนช่วยให้สามารถระบุปัญหาในการที่จะใช้การประชาสัมพันธ์แก้ไขปัญหาต่างๆที่ทางสถาบันเผชิญอยู่

4.                4. การวางแผนช่วยให้ติดตามประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะการวางแผนการประชาสัมพันธ์ที่ดี

การวางแผนการประชาสัมพันธ์ที่ดีมีลักษณะดังต่อไปนี้

1.                1. มีความยืดหยุ่นตามสถานการณ์

2.                2. สามารถปฏิบัติได้

3.                3. เหมาะสมกับเวลา

4.                4. มีความคิดริเริ่ม  และสร้างสรรค์อยู่ในชิ้นงาน

5.                5. สามารถประเมินผลได้